Tietosuojakäytäntö

Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerromme, miten VitaFin Oy käsittelee henkilötietoja. Seloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti. Seloste koskee asiakasrekisteriä ja suoramarkkinointirekisteriä.

1. Rekisterinpitäjä

VitaFin Oy, Osuusmyllynkatu 7, 33700 Tampere. Y-tunnus 3538994-1.

2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa

VitaFin Oy:n asiakaspalvelu, puhelin 09 424 77 333, asiakaspalvelu@vitafin.fi.

3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Asiakasrekisteri. Käsittelemme tietoja, jotta voimme toimittaa tilaukset, laskuttaa niistä, palvella asiakkaita ja hoitaa asiakassuhdetta. Oikeusperuste on sopimus, jossa olet osapuolena. Käytämme tietoja myös toimintamme kehittämiseen (oikeutettu etu) ja kirjanpitoon (lakisääteinen velvoite).

Suoramarkkinointi. Lähetämme sähköpostimarkkinointia vain, jos olet antanut siihen suostumuksen. Voit perua sen milloin tahansa viestin linkistä tai asiakaspalvelun kautta. Posti- ja puhelinmarkkinoinnin oikeusperuste on oikeutettu etu, ja voit kieltää sen milloin tahansa.

4. Käsiteltävät tiedot

Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Asiakasnumero sekä asiakkuuden alkamis- ja voimassaoloaika
Tilaus-, toimitus- ja laskutustiedot
Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
Väestötietojärjestelmästä saadut kielto- ja päivitystiedot
Asiakaspalvelupuheluiden tallenteet. Tallennamme puhelut osapuolten oikeuksien turvaamiseksi, palvelun laadun kehittämiseksi ja petosten ehkäisemiseksi. Emme käytä tallenteita muihin tarkoituksiin emmekä luovuta niitä ulkopuolisille.

5. Tietolähteet

Saamme tiedot sinulta itseltäsi: verkkokaupan tilauksesta, lomakkeilta, sähköpostitse, puhelimitse ja sosiaalisen median kautta. Voimme päivittää osoitetiedot väestötietojärjestelmästä ja osoitepalveluista. Markkinointiarvonnoissa ja -kilpailuissa kerättyjä tietoja käytämme arvonnan ehtojen mukaisesti.

6. Tietojen luovutus ja käsittelijät

Emme myy tietojasi.

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme:

Shopify (verkkokauppa-alusta)
Paytrail Oyj (maksut)
Posti Oy (toimitukset)
Meta Platforms Ireland Ltd (mainonta Facebookissa ja Instagramissa, katso kohta 11)
Judge.me (tuotearvostelut)
Mailchimp (uutiskirje)
EcomSend (uutiskirjeen tilauslomake)
Devea (tilausten ja varaston käsittely)
Puhelinpalvelun tarjoaja (puhelut ja puhelutallenteet)
Perintäyritys (laskujen maksuvalvonta)

7. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajistamme käsittelee tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi Kanadassa ja Yhdysvalloissa. Tällöin siirto perustuu Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

8. Säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Säilytysajat vaihtelevat henkilötiedon ja sen käyttötarkoituksen mukaan.

Asiakas- ja tilaustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan sekä tämän jälkeen tarvittavan ajan esimerkiksi kirjanpitoon, reklamaatioihin ja mahdollisiin oikeusvaateisiin liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi. Kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan. Asiakaspalvelupuheluiden tallenteet poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tallentamisen tarkoituksiin.

Suoramarkkinointiin käytettäviä henkilötietoja säilytetään, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tai kieltää suoramarkkinoinnin, tai kunnes tiedot eivät enää ole tarpeellisia kyseiseen tarkoitukseen.

9. Tietojen suojaus

Käsittelemme rekisteriä huolellisesti ja suojaamme tietojärjestelmissä olevat tiedot asianmukaisesti. Tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden työhön se kuuluu.

10. Oikeutesi

Sinulla on oikeus

tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu, ja saada niistä kopio
vaatia virheellisen tiedon korjaamista
vaatia tietojesi poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi")
vaatia käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä
siirtää antamasi tiedot toiseen järjestelmään
perua suostumuksesi milloin tahansa
kieltää suoramarkkinointi.

Lähetä pyyntö asiakaspalveluumme. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme kuukauden kuluessa.

Jos katsot, että tietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

11. Evästeet

Käytämme verkkosivustollamme evästeitä ja vastaavia tekniikoita.

Välttämättömät evästeet tarvitaan, jotta ostoskori ja kassa toimivat. Niihin emme tarvitse suostumustasi.

Markkinointievästeet. Käytämme Meta Pixeliä (Meta Platforms Ireland Ltd), jotta voimme kohdentaa ja mitata mainontaamme Facebookissa ja Instagramissa. Pikselin avulla Meta saa tietoa esimerkiksi siitä, mitä sivuja katsoit, mitä lisäsit ostoskoriin ja teitkö ostoksen. Meta voi yhdistää tiedot Facebook- tai Instagram-tiliisi ja käsitellä niitä myös EU:n ulkopuolella (katso kohta 7). Meta kertoo omasta tietojen käsittelystään tietosuojakäytännössään osoitteessa facebook.com/privacy/policy.

Analytiikkaevästeet auttavat meitä näkemään, miten sivustoa käytetään, jotta voimme kehittää sitä.

Käytämme markkinointi- ja analytiikkaevästeitä vain, jos hyväksyt ne sivuston evästeilmoituksessa. Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa. Mainosasetuksiasi voit hallita myös Facebookin ja Instagramin omista asetuksista.